MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CINCOP

  1. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Central de Integración y Capacitación Cooperativa CINCOP, (en adelante, “CINCOP”).

  1. Identificación del responsable del tratamiento de Datos Personales 

 

Nombre De La Entidad:

Central de Integración y Capacitación Cooperativa CINCOP

NIT:

860.516.999-8

Nombre Del Representante Legal:

Salomón Sotelo Castiblanco

Dirección y Ciudad:

Número Telefónico De Contacto:  

Email:      

Carrera 7 # 32-29 oficina 2004 Bogotá

4660147

direccionejecutiva@cincop.com.co

 

  1. Definiciones

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos:Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.  
  • Clientes:Persona natural o jurídica, pública, privada o de naturaleza solidaria con los cuales CINCOP tiene una relación comercial.
  • Asociadas: Persona jurídica vinculada mediante contrato asociativo de naturaleza solidaria a CINCOP. 
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc. 
  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. 
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 
  • Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley. 
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines. 
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales 

Para el Tratamiento de los Datos Personales, CINCOP aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:  

  • Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). 
  • Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. 
  • Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular. 
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
  • Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. 
  • Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  • Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en CINCOPestán obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo.  
  1. Tratamiento y Finalidades al cual serán sometidos los Datos Personales tratados por CINCOP.

CINCOP, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de su objeto social, así como para el cumplimiento de sus objetos comerciales y para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como; trabajadores y familiares de éstos, entidades asociadas, consejeros, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:  

  • Finalidades Generales.
  • Generar y reportar los certificados correspondientes a los cursos realizados por el titular de los datos con CINCOP.
  • Presentar ante la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias-UAEOS, conforme a lo estipulado en la ley, el reporte de actividades pedagógicas realizadas por CINCOP.
  • Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por CINCOP.  
  • Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos.
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores y familiares de éstos, estudiantes, asociadas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.  
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de CINCOP cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de CINCOP y en sus bases de datos comerciales y operativas.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de CINCOP.
  • Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Asociadas: 
  • Para cumplir las obligaciones contraídas por CINCOPcon sus Clientes y Asociadas al momento de adquirir nuestros servicios.
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por CINCOP
  • Enviar información sobre ofertas relacionadas los servicios que ofrece CINCOPy sus entidades Asociadas.
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Asociadas y Clientes, mediante el envío de información relevante, propuestas comerciales y evaluación de la calidad del servicio.
  • Para la determinación de obligaciones pendientes y la consulta de información financiera. 
  • Utilizar los distintos servicios a través del sitio web de CINCOP, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
    • Respecto a los datos personales de nuestro equipo de trabajo: 
  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad; 
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Talento Humano dentro de CINCOP, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros. 
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización. 
  • Planificar actividades empresariales. 
  • Respecto a los Datos de Proveedores: 
  • Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por CINCOP
  • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
  • Para hacer el registro en los sistemas de 
  • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes. 
  • Respecto a los datos personales de nuestras asociadas y consejeros: 
  • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de las asociadas de CINCOP
  • Para la convocatoria de asambleas y reuniones ordinarias y extraordinarias referentes a la administración de CINCOP.
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los asociadas y consejeros para las finalidades anteriormente mencionadas.
  1. Derechos de los Titulares de los Datos Personales 

Las personas naturales o jurídicas cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de CINCOP, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: 

  • Conocer los Datos Personales sobre los cuales CINCOPestá realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a CINCOPpara el Tratamiento de sus Datos Personales.  
  • Ser informado por CINCOP, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales. 
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Solicitar a CINCOPla supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 13 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y CINCOP, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.  

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: 

  • Por el Titular; 
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 
  1. Deberes de CINCOP como Responsable del Tratamiento de Datos Personales 

CINCOP tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, CINCOP hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.  

CINCOP atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan. 

  1. Área Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política 

El área Administrativa de CINCOP tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de CINCOP, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área Administrativa y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. 

Por su parte, el área de Gestión Solidaria ha sido designada por CINCOP como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Carrera 7 # 32-29 oficina 2004 de Bogotá D.C., Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: gestionsolidaria@cincop.com.co

  1. Autorización 

LA COMPAÑIA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. 

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por CINCOP, tales como: 

  • Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por CINCOP.
  • De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia. 
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. 

IMPORTANTE: En ningún caso CINCOP asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. 

  1. Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales.

  • Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.  

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, CINCOP informará al Titular:  

  • que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 
  • cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. 

Adicionalmente, CINCOP tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.

  • Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes 

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA COMPAÑIA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.  

Cumplidos los anteriores requisitos, CINCOP deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.  

  1. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales 

Los Titulares de Datos Personales tratados por CINCOP tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.  

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:  

  • Comunicación dirigida a CINCOP al Área de Gestión Solidaria, Carrera 7 # 32-29 oficina 2004, Bogotá D.C. Colombia. 
  • Solicitud presentada al correo electrónico: gestionsolidaria@cincop.com.co  
  • Solicitud presentada a través del teléfono +57 (1) 3144105580 o al 4660147 al área de Gestión Solidaria. 

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:  

  • Procedimiento para la realización de peticiones y consultas 
  • El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados. 
  • El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. 
  • La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición. 
  • Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, CINCOP requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta. 
  • Las peticiones y/o consultas serán atendida por CINCOPen un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  
  • Procedimiento para la realización de quejas y reclamos 

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por CINCOP deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante CINCOP, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:  

  • El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. 
  • La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por CINCOPindicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:  
  1. El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. 
  2. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización. 
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta. 
  • Si la solicitud se presenta incompleta, CINCOPdeberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (1) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.  
  • En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de correspondiente de CINCOP, en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado. 
  • El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 
  1. Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de Enero de 2020.